グループCEO秘書 / 秘書課立ち上げ責任者候補

■仕事概要
【概要】
SIVA Groupは、複数の業界特化型ソフトウェア企業をグループに擁し、M&Aによるポートフォリオ拡大とIPOを視野に成長を続けるソフトウェアホールディングカンパニーです。グループ全体の意思決定スピードと質を高めるため、グループCEOをはじめとする経営陣を側近でサポートする「秘書チーム」を強化します。
現在選任の秘書はおらず経営企画室にて高度なビジネスコンテクストの整理・調整やCEO業務のサポートを行っています。
今後はそれら業務におけるCEOにより近い位置を秘書課が担い、かつその他の広範な業務も責任を持って遂行いただきグループの成長に貢献していただきます。
まずはCEOの日常業務サポートから始め、段階的にグループ幹部・役員秘書へと担当範囲を広げていただきます。
グループは急速に拡大しており、今後各子会社や中間HDのCEOをサポートする秘書チームの組成も視野に入れております。その際に組織の成果に貢献する優秀な黒子としても秘書チームの組成を担います。
■ミッション
「経営陣の時間・集中・判断の質を最大化するサポーター」として、グループ全体の事業スピードに貢献する。
CEOが1秒でも多く「本質的な意思決定」に集中できるよう、日常業務の一切を先回りして整える。やがてその役割をグループ幹部全体へと広げ、組織の静かなエンジンとなることを期待します。
【想定される業務】
▶ 日常的なサポート業務

• CEOのスケジュール管理・調整（社内外含む）
• 会議・来客の準備・ドリンク手配（コーヒー等のお使いも含む）
• 出張・宿泊・交通手配
• 経費精算・請求書管理のサポート
• 郵便・宅配物の管理・送付手配
• オフィス環境の整備・備品管理

▶ コーポレートサポート業務

• 取締役会・経営会議の調整・議事録作成（段階的に担当）
• 社内外VIPとのコレスポンデンス管理
• 機密書類・契約書の受け渡し・管理補佐
• グループ幹部のスケジュール・タスク管理（Phase 2以降）
• IR・投資家対応における窓口補佐（段階的に担当）

▶ 広報・発信業務（適性がある方）

• プレスリリース・SNS発信のドラフト作成
• メディア対応の窓口・アポイント調整
• 多言語コミュニケーション（英語・中国語等）
• 採用広報・オウンドメディアの取材補助

• ビジネスのコンテクストを素早く理解できる読解力・理解力
• 言葉の巧みさ：メール・口頭・書面すべてにおいて品位ある日本語表現ができること
• 気遣いと先読みが自然にできる性格（言われる前に動ける方）
• 機密情報を扱うことへの誠実さと守秘意識
• Excel・Google Workspace・Slackなど基本的なビジネスツールの操作スキル
• Claude・Gemini・ChatGPTなどのビジネス利用スキル（設定・設計・セキュリティ）

• 秘書・経営アシスタント・役員秘書の経験（業種不問）
• 英語・中国語・その他言語でのビジネスコミュニケーション（多言語話者は特に歓迎）
• スタートアップ・ベンチャー・IPO準備フェーズ企業での就業経験
• 広報・IR・ブランド業務への興味・経験
• 秘書検定・ビジネス実務法務など関連資格

• 「縁の下の力持ち」を誇りとし、組織の裏方に徹することを苦にしない方
• 清潔感があり、経営陣・外部VIPの前に出ても品位ある印象を与えられる方
• 記憶力やパターン認識力が高く、先回りの提案や気遣いができる。かつ実際に先回りして動く行動力も持ち合わせている方
• 受容性が高く、変化の多い環境でも柔軟に対応できる方
• ひとことで言えば「信頼を積み重ねることが好きな人」
• 権威・役職・立場・年齢関係なくどんな人にでも誠実・謙虚に品位を保ち接する方